¿Has oído hablar del manual de procedimientos? ¿No? Estás en el lugar correcto, porque aquí te explicaremos de qué es y 3 puntos que debes considerar antes de armar uno. ¿Estás listo? ¡Comencemos!
Un manual de procedimientos en prácticamente la biblia que contiene el funcionamiento de tu negocio y además una herramienta de medición que te garantiza la calidad en cada una de las técnicas y procesos que apliques al buen desempeño de tu servicio o producto.
Si tu idea es expandirte creando sucursales o franquicias o solamente crear un nuevo sistema de gestión de calidad, la creación de un manual de procedimientos es lo que realmente necesitas.
3 puntos que debes considerar antes de construir un manual de procedimientos
1.- Estructura y Definición.
Si ya estás listo para comenzar a construir el manual de procedimiento de tu negocio, es importante conocer la estructura que tendrá. Debes ser cuidadoso con el nivel de detalle que esto requiere. Con esta estructura podrás definir a quién va dirigida esa sección para que su redacción sea adecuada. Con esta previa identificación podrás definir si debes hacer un manual por cargo, por departamento o para todo tu negocio. Por lo tanto, esta definición te ayudará a saber si necesitar complementar tu manual con guías operativas, según sea el caso.
2.- Detalles Dinámicos.
Al definir cada cargo dentro de tu organización, debes destacar las políticas que demarcaran la ejecución de cada miembro del personal. Esto te ayudará a evaluar y medir su rendimiento. Determina y con lupa selecciona el los procesos más importantes que se realizan dentro de la estructura de tu negocio. Esta información debe estar dirigida a el usuario final. El mensaje del manual de procedimientos debe ser fluido, fácil de leer y digerir, dinámico y conciso. También puedes complementar con imágenes referenciales y gráficos, porque aunque depende del cargo que estés describiendo, a veces suele ser mucho más sencillo entender el proceso a través de una imagen.
3.- Renovación Constante.
Si puedes mantener al día tu estilo al vestir, ¿por qué no mantener al día tu manual de procedimiento? Si lo que deseas es que tu negocio sea exitoso, estar al pendiente de todos y cada uno de los procesos que se llevan a cabo es muy importante. Sobretodo evaluarlos y medirlos porque si el mercado cambia de seguro afecta algún proceso que se viene realizando. Revisar tu manual de procedimientos al menos una vez al año es lo más recomendable, para ajustar los cambios que sean necesarios no solo en los procesos sino también en la estructura.
Un consejo que nunca está demás, organiza tu negocio para que se te haga mucho más sencillo identificar todo lo que deseas incluir en el manual de procedimiento. Ten una versión para franquiciantes y una para franquiciatarios, ya que estos documentos deben incluir no sólo información de procedimientos y estructuras sino información legal que a ambas partes competen.
Si necesitas más ayuda para crear tu manual de procedimientos no dudes en contactar a alguno de nuestros consultores.