Hoy en día tener ideas claves para una auditoria, como lo es supervisar periódicamente los procesos, procedimientos y controles de forma analítica y objetiva, es de vital importancia para un negocio, ya que las ideas claves para una auditoria permiten comprobar y asegurar que se estén realizando bajo los estándares y normas establecidas, además de identificar y corregir las desviaciones en la operación de las áreas funcionales de una organización, como pueden ser: Compras, Producción, Ventas, Recursos Humanos, Finanzas, entre otras.
Tener un par de ideas claves para una auditoria tiene como finalidad de preservar y mejorar la forma de llevar la operación de una o todas las áreas que integran la empresa.
Obteniendo como beneficios:
La identificación oportuna de riesgos.
Proporcionar propuestas de mejora con bases sólidas.
Acciones correctivas para las desviaciones detectadas.
Recordamos que para ejecutar una auditoria es indispensable contar con procesos, formatos, políticas y puestos definidos y documentados, de lo contrario, el auditor no tendrá documentos contra que cotejar la operación de la empresa y podemos caer en suposiciones sobre la forma de realizar las actividades diarias.
Por lo anterior, la auditoria posee características intrínsecas:
Sistemática: al ser una actividad planeada, programada y secuencial.
Independiente: considerada así, derivado que los auditores tienen que ser ajenos al área auditada.
Documental: los resultados obtenidos a lo largo de la auditoria deben estar documentados para soporte de la misma.
Las ideas claves para una auditoria en operaciones contempla una serie de pasos básicos que se deben seguir para su correcta implementación, los cuales son:
Planeación. Con ésta, se determinan las actividades que se realizarán, el recurso humano y los materiales necesarios, periodo de auditoria además de establecer los objetivos que se perseguirán.
Ejecución. El momento de realizar la inspección llega en este paso, en la cual la persona responsable de la auditoria, asegura que las actividades planeadas se cumplan, y a su vez recopilando, analizando y evaluando la información proporcionada por cada área de la empresa.
Elaboración del Informe. En este documento se plasman los resultados de la auditoría, indicando la fecha,
referencia de documentos auditados, hallazgos detectados, puntos fuertes de la operación y recomendaciones.
Seguimiento. En esta fase se determinan las fechas para efectuar las recomendaciones y propuestas
establecidas en el informe, supervisando la implementación en la operación.
Podemos decir finalmente que realizar una auditoria en operaciones en una empresa, es vital para el buen funcionamiento y desarrollo de sus áreas operativas, así como el factor humano, y se debe realizar mediante un proceso adecuado y preciso, implementando acciones preventivas y de mejora continua.
*Hugo Hernández
Consultor de Operaciones en Feher & Feher S.C.