Existen diversos manuales que las Pymes deberían tener, lo cierto es que son muy pocas las que se han preocupado por su redacción, aun cuando su objetivo es proveer los lineamientos, reglas y normas a seguir en las diferentes áreas del negocio.
Para que un manual tenga verdadera utilidad debe ser escrito con un lenguaje claro y pensado en el mercado meta. Entre los documentos que te recomendamos tener redactados para tu Pyme están:
1. Manual de operación
La Asociación Mexicana de Franquicias (AMF) contempla que alrededor del 90% de las Pymes no cuentan con manuales de operación de sus procesos. Esto resulta grave pues es el documento básico en el que se establece qué es la empresa y lo qué se hace día a día en ella.
Aunque el contenido del mismo puede variar en dos o tres detalles, su aspecto fundamental está centrado en:
- Historia de la empresa, misión, visión y organización
- Productos y servicios
- Políticas de la empresa
- Organización
2. Manual Anticrisis
Hablando de los negocios, una crisis es una situación grave y decisiva que pone en peligro el desarrollo de las actividades cotidianas de la empresa. Una herramienta para contener los aspectos negativos que pueda traer esta situación y las acciones para enfrentarla es justamente el manual anticrisis.
El objetivo de este documento es saber qué hacer cuando estalla una crisis. Para que tenga éxito debe de prever todas aquellas situaciones internas y externas que pueden considerarse como tal.
No debes pasar por alto que cualquier incidente que pueda ser considerado como una crisis puede mermar seriamente las utilidades de tu negocio y afectarlo en su reputación e imagen.
3. Manual de identidad corporativa
Los elementos visuales comunican y mucho. Por este motivo las Pymes deben tener presente que una identidad corporativa sólida y homogénea abona más en las relaciones con sus diferentes públicos al ser percibida con un tono más profesional. Los elementos con los que se trabaja dentro de un manual de identidad son: colores corporativos, logotipo, marca, eslogan, diseño web, tipografía, tarjetas de presentación así como la documentación de la empresa como facturas, papelería, sobres, etcétera.
4. Manual organizacional
Detalla los puestos y funciones que existen dentro de la organización y sirve para gestionar de forma eficiente los recursos humanos dentro de ella.
El manual contiene la descripción de los puestos de trabajo, el perfil, requerimientos y habilidades que debe poseer quien ocupa los diferentes puestos, así como las funciones que desarrolla.
Aunque existen muchos manuales, estos son cuatro que puedes considerar básicos para el funcionamiento de tu Pyme.
