Una de las herramientas que determinan el éxito de una franquicia son los manuales de procedimientos ya que apoya al correcto funcionamiento del negocio al igual que puede ser usado como un instrumento de evaluación de los procesos y ejecución de los mismos debido a que en los manuales de procedimientos se proporciona información detallada y ordenada para la ejecución de distintas tareas para su correcta ejecución, en el caso de las franquicias el Know How.
A continuación de damos 7 puntos que debes tomar en cuanta al elaborar tus manuales de procedimientos.
1.- Define una estructura.
Antes que nada es muy importante que tengas en claro cual será la estructura que tendrán tus manuales de procedimientos y cuales serán las características que acompañaran al mismo como gráficos o ilustraciones, ejemplos, tipo de redacción, entre otras características, para ello es necesario que conozcas a que tipo de personas estarán dirigidos tus manuales de procedimientos ya que con base en ello determinaras la forma y estilo que tendrán, un manual de procedimiento debe estar personalizado para cada tipo o giro de negocio y para que su aplicación sea lo más sencilla de comprender y lo más apegada a tu modelo de negocio.
2.- Define que áreas la usaran
Ya que tengas en claro quienes usaran los manuales, define en que áreas serán usados para que con ello puedas conocer si requieres realizar sub-manuales, guías de ejecución y otros tipos de herramientas que permitan transmitir la información y know how de la manera más clara posible.
3.- Establece parámetros de evaluación
Dentro de tus manuales de procedimientos debes incluir los diferentes requerimientos que necesitan tener los diversos puestos con los que cuenta la franquicia al igual que los factores que se necesitan medir y evaluar
4.- Selección de información.
Analiza y selecciona los principales procesos de tu empresa y cuál es la información que proporcionaras a tus futuros franquiciatarios, brinda la información que realmente requiere para llevar la franquicia por el mismo modelo de negocio.
5.- Redacción amena
Redacta tus manuales de procedimientos manera amena, dinámica y accesible ten presente para quienes serán las personas las cuales lo leerán, procura que este no sea complejo de entender, utiliza gráficos que ilustren diferentes escenas para hacer más agradable la lectura.
6.- Actualizate
Ten en cuenta que es indispensable mantener actualizados tus manuales de procedimientos, por lo menos una vez al año, dado que el mercado es altamente cambiante y renovar siempre ayudara al mejoramiento de tu franquicia.
7.- Ten tus propios manuales de procedimientos.
Los manuales de procedimientos no son exclusivamente par los franquiciatarios igual los franquiciantes deben de contar con sus propios manuales en los cuales se tenga la información comercial de la franquicia, su información legal y técnica, estos te servirán como una guía para hacer más eficientes los procesos de tu franquicia.