Organizar una convención para franquiciatarios se define como un momento de gran importancia para una red de franquicias, la cual tiene una multitud de detalles que se debe tener en cuenta, de tal manera que el resultado final sea un éxito.
Antes de comenzar con la organización de una convención hay que planificar hasta el más mínimo detalle sin que nadie note la logística llevada a cabo y tener presente varios puntos importantes:
- Seleccionar el tema específico a tratar y una meta a la que llegar, que permita hacer atrayente la asistencia al evento. Siempre tomando en cuenta los objetivos de la empresa.
- Elegir la fecha del evento, es importante que no sea en periodos de vacaciones escolares, para conseguir un mayor número de posibles asistentes; al igual que aprovechar los bajos costos turísticos por la baja de temporada.
- Buscar la sede del evento donde se llevará a cabo, éste lugar debe disponer de salas y espacios adecuados y contar con todos los servicios audiovisuales necesarios, también otros que pudieran necesitarse, como hospedaje y transporte. Es de vital importancia hacer una vista de reconocimiento a las sede para que cubran las necesidades específicas del evento.
- Definir el presupuesto, forma de pago y buscar patrocinadores, que apoyen tanto en especie como económicamente.
- Logística del evento: Hay que definir el equipo de organización, responsabilidades y tareas, acercamiento con proveedores potenciales: hoteles, centros de convenciones, audiovisuales, conferencistas y moderadores. Definir la agenda de la convención. Envío de invitación y requisitos de participación a los asistentes.
Es importante mencionar que estos puntos o recomendaciones se deben revisar conforme se vaya avanzando la organización y se busque el objetivo del éxito de convención, con equipos de trabajo que lleven a cabo cada punto, además de un coordinador de todo el equipo. El plan de acción deberá realizarse con mucho cuidado para no dejar ningún punto sin cubrir.
Se debe coordinar eficazmente todos los recursos humanos implicados en el desarrollo de la convención, ya sea el equipo de trabajo, conferencistas o distintos miembros del lugar donde se realiza la convención, esto implica que todos deben saber qué debe hacer y cómo se debe llevar a cabo. Tener todos estos puntos controlados el día de la convención permitirá actuar de un modo más tranquilo, dando una imagen de profesionalismo, además de poder enfrentar cualquier posible contratiempo y solucionarlo con éxito, para que sus invitados, patrocinadores, conferencistas, se sientan cómodos y bien atendidos.
Es recomendable que el franquiciante busque reunirse con la red de franquiciatarios en estos eventos para que se fomente la integración de la misma, donde traten los problemas y tratar de buscar soluciones, así como incrementar la integración y el trabajo en equipo.
Al finalizar la convención es importante enviar cartas de agradecimiento a los asistentes, conferencistas, proveedores y a la gente que ha hecho posible el acontecimiento. No se olviden que lo más importante de las convenciones con sus franquiciatarios es el seguimiento posterior. El franquiciante debe de tomar en cuenta todo lo aprendido durante el evento y trabajar arduamente en concretizar los resultados planteados durante la reunión. De esta manera sus franquiciatarios se sentirán escuchados y listos para la siguiente convención.
“Donde hay una empresa de éxito, alguien tomó alguna vez una decisión valiente”.
Peter Drucker.